En la mayoría de empresas donde intervengo, las reuniones siguen siendo para muchos, el principal problema o mejor dicho, su mayor robatiempos (o pérdida de tiempo por motivos externos) junto con tener que leer y contestar mails. O lo que es peor, en algunos casos, utilizan las reuniones para contestar mails lo cual es verdaderamente preocupante y mucho más común de lo que queremos reconocer. Invito al lector que observe cuantos compañeros o ellos mismos contestan mails mientras asisten a reuniones. Y el tiempo pasa, y seguimos sin mejorar en el tema de las reuniones.
En esto, me llama la atención varios aspectos que sigo comprobando día a día. El primero hace referencia a que nos quejamos por la espalda pero no decimos nada en el mismo lugar de la reunión cuando es una pérdida de tiempo. En algunos casos es por miedo, en otros por pasotismo y en otros porque debe resultar cómodo a algunos pasar los días así. ¡ Y luego salimos de la reunión, llenos de ansiedad y en el mismo pasillo rajamos con algún compañero sobre la pérdida de tiempo que suponen ¡ Lo segundo es que no estamos dedicando recursos formativos a solucionar este tema. Invertimos en el último iphone, en el erp más potente o el master de la escuela más reputada, pero por el contrario , no invertimos en formarnos en cómo se pueden llevar a cabo reuniones efectivas o cómo se puede gestionar el mail de una manera eficiente. Yo aprendí a fuerza de disgustos cuando en Amsterdam se levantaron 5 personas a la vez cuando alcanzamos la hora de finalización marcada para esa reunión y me dejaron con la palabra en la boca y mitad de temas por comentar. El último en salir de la sala me lo dejo claro trasladándome que era como los italianos.
Y por eso, y por mi propio trabajo, decidí pensar en qué fallábamos y crear estos tips que pueden ayudar a realizar reuniones más productivas:
- El que convoca la reunión debe describir en la convocatoria por mail el objetivo de la reunión y la duración aproximada que tendrá.
- Al comienzo se recuerda el objetivo de la reunión y de manera ágil se explica el por qué está cada uno invitado a la misma.
- Debe haber un líder que monitorice y maneje tiempos.
- Si se pierde el foco, el líder debe cortar y reconducir sin tener miramientos.
- A los excesivamente protagonistas los debe reconducir recordándoles que es necesario que haya tiempo para todos.
- Evitar móviles y PC e IPADS pues son una tentación clara de perder la atención.
- Recordar durante la reunión cómo vamos de tiempos para lograr llegar a los objetivos.
- Todos deben opinar algo pues para eso están invitados y así evitamos comentarios post reunión cuando ya no toca.
- Es recomendable, y si es posible en una pizarra, un resumen final con responsabilidades post reunión sobre lo acordado.
- Al que se le asigne, enviará un mail posterior muy resumido pero con conclusiones y acciones pendientes claras, plazos y responsables, si se da el caso.